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IT-Sourcing - Mit der richtigen Strategie könnten Unternehmen bis zu 25 Prozent an Kosten sparen

STRATEGIE | GENIOS WirtschaftsWissen Nr. 09 vom 28.09.2015


Kostenersparnis bis zu 25 Prozent

Die Anforderungen an die IT-Landschaft in Unternehmen werden immer komplexer, so dass sich viele CIOs entscheiden, Leistungen outzusourcen. Die Frage ist allerdings, ob sie dies auch mit dem nötigen Blick für Feinheiten tun. Es gibt Beobachter, die dies bestreiten. Sie stellen fest, dass sich das IT-Führungspersonal in Unternehmen vor allem auf die großen strategischen Richtlinien der Digitalisierung konzentriert, sich aber kaum mit dem Kleingedruckten in Verträgen beschäftigt. Dies sei ein grober Fehler, so die Botschaft der Sourcing-Experten. Denn mit der richtigen Sourcing-Strategie ließen sich bis zu 25 Prozent an Kosten sparen, zumal durch die zunehmende Konkurrenz unter den Anbietern die Preise ständig sinken. (1)


Der Teufel steckt im Detail

Voraussetzung für eine solche Strategie ist allerdings, dass sich IT-Experten und Einkäufer die Mühe machen, sich die Angebote oder die Verträge, die sie bereits geschlossen haben, genau anzusehen. Denn der Teufel steckt auch hier, wie so oft, im Detail. Wer dafür im stressigen Alltagsgeschäft keine Zeit hat, sollte externe Berater hinzuziehen, die die oft komplexen Vertragswerke durchforsten und die noch dazu einen genauen Überblick über Leistungen, Vertragslaufzeiten und Preise der verschiedenen Provider haben. Sie können zum Beispiel - ganz simpel - auf Kündigungsfristen hinweisen oder - schon anspruchsvoller - dabei helfen, basierend auf dem Anforderungskatalog, den die unternehmensinternen Experten entworfen haben, geeignete Dienstleister auszusuchen. (1), (7)


KMU - Hilfe tut not

Da nicht nur die Anforderungen der Firmen an ihre IT-Infrastruktur immer komplexer werden, sondern auch die Angebote der Dienstleister, sind vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gut damit beraten, auf externe Fachleute bei der Auswahl des richtigen Providers zu vertrauen. Denn dass das Outsourcing der IT-Services für die KMU eine vernünftige Entscheidung ist, zeichnet sich angesichts der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaftswelt ab. Die Vergabe an Spezialisten hat den weiteren Vorteil, dass diese auch für die Einhaltung gesetzlich festgelegter Standards verantwortlich sind. (2), (4), (7)


Divide et impera!

Zu einer guten Sourcing-Strategie zählt auch das Multi-Vendor-Prinzip, und zwar nach dem Motto divide et impera. Oder simpler formuliert: Unternehmen, die IT-Services an mehrere Auftragnehmer vergeben, können Geld sparen, da sie die Taktik der Dienstleister, den Auftraggeber auf allumgreifende Rahmenverträge festnageln zu wollen, einfach umgehen. Experten empfehlen mindestens zwei Hauptprovider, die sich im Verhältnis 70 zu 30 oder 60 zu 40 die Implementierung der verschiedenen Services teilen. Das erhöhe die Flexibilität und drücke die Ausgaben auch wegen der Konkurrenz zwischen den Anbietern nach unten. (1)


Blick über den Tellerrand

Eine effiziente Sourcing-Strategie beinhaltet außerdem, den Mut zu haben, über den Tellerrand hinauszublicken und den Horizont zu erweitern. Der zweite Teil des Satzes ist durchaus auch geographisch zu verstehen. Der Anbietermarkt ist gewaltig in Bewegung. Mittlerweile versuchen auch Provider aus Indien wie die Tata Consultancy Services, Infosys und Wipro in Europa und damit natürlich auch in Deutschland ihre Marktanteile auszubauen. An den Preisen indischer Anbieter hatten westlichen Firmen bisher kaum etwas auszusetzen. Schwieriger dagegen gestaltete sich oft die Kommunikation und die damit eng verbundene Überbrückung kultureller Differenzen. Damit soll jetzt Schluss sein. Die Inder wollen europäisches Personal rekrutieren und von Europa aus ihre Kunden betreuen. Für das strategische IT-Sourcing von Unternehmen kann das nur von Vorteil sein. (3)



Trends


Kunden und Anbieter reden oft aneinander vorbei

Der Trend zum Multi-Provider-System ist unverkennbar. Das mag zwar wirtschaftlich sinnvoll sein und auch die Flexibilität erhöhen, trägt aber nicht dazu bei, die Komplexität der IT-Infrastruktur zu vereinfachen. Dies ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für IT-Provider ein Grund zur Klage. Letztere bemängeln, dass es auf Firmenseite oft an ausreichend geschultem Personal fehlen würde, was die Zusammenarbeit nicht gerade erleichtere. Weiterbildungen, aber auch eindeutige Entscheidungsbefugnisse seien daher unabdingbar. Geschehe in dieser Richtung nichts, sei die Gefahr groß, dass Kunden und Anbieter immer öfter aneinander vorbeireden würden. (4)


Indische IT-Provider drängen nach Europa

Die drei größten IT-Provider Indiens in der Reihenfolge ihrer Bedeutung heißen Tata Consultancy Services, Infosys und Wipro. Alle drei unternehmen gewaltige Anstrengungen, um sich auch in Europa noch mehr, als das bisher schon der Fall ist, zu etablieren. In wenigen Jahren wollen sie zusammen rund ein Fünftel des europäischen Marktes besetzen. Schon jetzt vertrauen Bankinstitute sowie Firmen der Automobilindustrie und der Luftfahrtbranche auf die Leistungen indischer Anbieter. Die öffentliche Verwaltung und die Gesundheitsbranche halten sich dagegen noch zurück. Die intensivere Teilnahme der IT-Dienstleister des Subkontinents an Ausschreibungen wird jedoch dazu führen, dass immer mehr Sourcing-Strategen auch von Unternehmen, die jetzt noch zögern, auf die Dienste der indischen Provider zurückgreifen werden. (3)



Fallbeispiele


Harsche Kritik

Laut einer Studie mit dem Titel "IT-Sourcing - die Perspektive der Anbieter" gaben 90 Prozent der IT-Provider zu Protokoll, dass der Sachverstand des Personals auf Kundenseite häufig zu wünschen übrig lasse. Diese Tatsache mache die erfolgreiche Umsetzung von Sourcing-Strategien oft sehr schwierig. Erschwerend hinzukomme, dass die Ausschreibungen oft zu komplex seien. Die befragten Dienstleister behaupteten in der oben erwähnten Studie weiter, dass die Unternehmen in mehr als einem Drittel der Fälle Leistungen verlangten, die sie gar nicht brauchen würden. Vor allem die öffentliche Verwaltung sei auf die Implementierung von IT-Services schlecht vorbereitet. (4), (7)


Vorsorge ist besser als Nachsorge

85 Prozent der Unternehmen, die ein IT-Outsourcing-Projekt anstoßen, haben mit Problemen zu kämpfen. Dieses Ergebnis haben Studien zutage gefördert. Die Ursachen dafür sind oft noch in der Zeit vor der Vertrags- oder zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung zu suchen. Eine gute Vorbereitung mit einer detailliert ausgearbeiteten Sourcing-Strategie ist also unerlässlich. Für den Projekterfolg empfehlen Experten zusätzlich folgende Maßnahmen: den rechtzeitigen Aufbau von Fachleuten auf Unternehmensseite, die als Ansprechpartner mit dem Provider auf Augenhöhe kommunizieren können; eine enge User-Supervision; Dokumentationen, die stets auf der Höhe der Zeit sind sowie einen Abgleich der Arbeitsfortschritte während der Projektumsetzung mit den Vertragsvereinbarungen in bestimmten Abständen. (5)


Schweizer Krankenkasse will IT outsourcen

Das Outsourcing von IT-Dienstleistungen ist ein internationaler Trend. In der Schweiz prüft zum Beispiel zurzeit die Krankenkasse Sanitas eine Kooperation mit der Swisscom. In Zusammenarbeit mit dem Telekommunikationsanbieter will das Unternehmen die Digitalisierung seiner Prozesse vorantreiben. (6)



Weiterführende Literatur:

(1.) IT-Sourcing
aus CIO - IT-Strategie für Manager, Meldung vom 26.06.2015

(2.) Effizienz für den Mittelstand. IT-Sourcing
aus WirtschaftsBlatt, 28.11.2014, Nr. 4739, S. 24

(3.) Indiens IT-Konzerne kommen
aus Handelsblatt Nr. 058 vom 24.03.2015 Seite 022

(4.) IT-Outsourcing. Die Auslagerung ist auf Wachstumskurs
aus Handelszeitung Nr. 9 vom 26.02.2015 Seite 61

(5.) Providermanagement
aus CIO - IT-Strategie für Manager, Meldung vom 27.02.2015

(6.) Sanitas prüft neues IT-Sourcing-Modell
aus ots news schweiz - Wirtschaft vom 15.4.2015

(7.) Professionell outsourcen
aus All about Sourcing, Heft 05/2015, S. 6-7

Harald Reil

Metainformationen

Quelle: GENIOS WirtschaftsWissen Nr. 09 vom 28.09.2015
Dokument-ID: c_strategie_20150928

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